Contabilitatea primară reprezintă baza tuturor evidențelor financiare dintr-o firmă și este primul nivel de organizare a documentelor care reflectă activitatea economică. Orice afacere are nevoie de o minimă structură internă pentru a urmări fluxul banilor, documentele justificative și obligațiile legale, iar contabilitatea primară fixează exact acest fundament.
Ea cuprinde procese simple, repetitive și esențiale, care permit oricărei companii să înțeleagă ce se întâmplă în interiorul operațiunilor sale, fără a intra încă în zona complexă a calculelor, interpretărilor sau raportărilor contabile profesionale. Conceptul de contabilitate primară arată modul în care sunt pregătite, înregistrate și ordonate documentele necesare contabilității, astfel încât contabilul sau firma de specialitate să le poată prelua corect, rapid și fără confuzii.
Fie că vorbim despre facturi, chitanțe, avize de însoțire a mărfii, registre simple sau fișe interne de evidență, toate acestea intră în sfera contabilității primare și trebuie gestionate cu grijă. Pentru multe afaceri mici, acest nivel de evidență devine chiar o parte esențială a rutinei zilnice, pentru că ajută la controlul cheltuielilor, monitorizarea încasărilor și evitarea problemelor fiscale. Tocmai de aceea este important să înțelegem cine are dreptul, competența și responsabilitatea de a ține contabilitatea primară.
Ce acoperă contabilitatea primară în mod concret
Contabilitatea primară include toate operațiunile care țin de colectarea, pregătirea și ordonarea documentelor necesare evidenței financiare. Nu presupune interpretare contabilă și nu necesită cunoștințe avansate, însă cere atenție, consecvență și o minimă familiaritate cu documentele folosite în activitatea unei firme.
Cele mai importante elemente din contabilitatea primară includ:
- emiterea facturilor către clienți
- înregistrarea facturilor primite de la furnizori
- gestionarea chitanțelor și a documentelor de plată
- întocmirea și transmiterea registrului de casă
- evidența încasărilor și plăților zilnice
- organizarea documentelor în dosare sau arhive digitale
- recepția mărfurilor și completarea documentelor aferente
- întocmirea pontajului pentru angajați
Toate aceste procese au rolul de a asigura o bază clară pentru contabilitatea financiară. Fără aceste evidențe, contabilul nu poate genera bilanțuri, declarații fiscale sau alte raportări obligatorii.
Contabilitatea primară este și un instrument intern de control. Ajută antreprenorul să vadă rapid dacă există decalaje între încasări și plăți, dacă stocurile sunt în regulă sau dacă anumite costuri cresc peste nivelul obișnuit. Chiar și o afacere foarte mică are nevoie de astfel de informații.
Cine poate ține contabilitatea primară în firmă
Contabilitatea primară poate fi realizată de persoana desemnată de firmă, fără obligația de a avea studii economice sau calificare de contabil. Este un aspect important, pentru că legislația nu impune norme stricte pentru această activitate, atât timp cât nu se fac interpretări contabile sau declarații fiscale.
În practică, contabilitatea primară poate fi ținută de:
- administratorul firmei
- un angajat din back-office sau administrativ
- o persoană special desemnată pentru evidențe interne
- un asistent al contabilului
- un membru al echipei de vânzări, în cazul businessurilor mici
- antreprenorul însuși, dacă nu există personal dedicat
Important este ca persoana aleasă să fie organizată și să respecte fluxul documentelor. În multe companii mici, administratorul se ocupă de toate aceste sarcini, mai ales la început, până când volumul activității crește.
Contabilitatea primară nu poate substitui activitatea unui contabil autorizat, care este singurul ce poate semna bilanțurile, declarațiile lunare și situațiile financiare. Totuși, fără o contabilitate primară făcută corect, contabilul autorizat va avea dificultăți în preluarea documentelor.
Mai ales în firmele cu activitate intensă, contabilitatea primară devine o verigă esențială între operațiunile zilnice și contabilitatea financiară.
Documentele gestionate în contabilitatea primară și modul corect de organizare
Pentru a funcționa corect, contabilitatea primară se bazează pe circulația documentelor. Lipsa unui document, o factură pierdută sau un registru completat greșit poate crea probleme în raportările fiscale.
Documentele cel mai des folosite includ:
- facturi de vânzare
- facturi de achiziție
- bonuri fiscale
- chitanțe
- extrase bancare
- documente de recepție
- avize de însoțire
- pontaje și fișe de prezență
- ordine de plată și dovezi de încasare
- procese-verbale interne
Pentru a menține ordinea, este util ca firma să folosească un sistem încă de la început. Poate fi vorba despre dosare fizice, foldere digitale sau programe software simple.
O structură eficientă include:
- dosar pentru facturi emise
- dosar pentru facturi primite
- dosar pentru documente de casă
- dosar pentru extrasele bancare
- dosar pentru documente de personal
- dosar de achiziții și stocuri
O practică obișnuită este transmiterea documentelor către contabil o dată pe săptămână sau o dată pe lună, în funcție de volum. În firmele cu activitate de retail, transmiterea se face uneori zilnic.
În multe situații, firmele folosesc softuri de facturare și evidență primară. Acestea reduc erorile și salvează timp. În plus, contabilul poate accesa direct datele și poate verifica imediat eventualele neconcordanțe.
Beneficiile unei contabilități primare făcute corect
O contabilitate primară ținută cu rigurozitate ajută firma în mai multe moduri practice. Beneficiile nu sunt doar administrative, ci și financiare și strategice.
Printre cele mai importante avantaje se numără:
- flux mai rapid al documentelor către contabil
- evidență clară asupra încasărilor și plăților
- control asupra costurilor
- reducerea riscului de sancțiuni fiscale
- decizii mai rapide în ceea ce privește investițiile sau negocierile cu furnizorii
- trasabilitate pentru fiecare tranzacție
- acces facil la documente în cazul unui control
Contabilitatea primară funcționează ca o hartă internă a businessului. Arată unde sunt banii, cum circulă, ce costuri apar și ce documente justifică fiecare operațiune. Firmele care o tratează cu seriozitate evită multe probleme, mai ales în perioade de creștere sau de schimbări legislative.
Un alt beneficiu este faptul că un contabil profesionist poate lucra mult mai eficient atunci când primește documente complete și ordonate. Timpul de procesare scade, costurile pot fi mai mici și erorile sunt reduse.
Limitele contabilității primare și diferența față de contabilitatea financiară
Contabilitatea primară nu are rolul de a calcula impozite, de a întocmi bilanțuri sau de a interpreta tranzacțiile. Aceste activități intră strict în atribuțiile contabilului autorizat, membru CECCAR sau specialist cu studii economice adecvate.
Diferențele majore sunt:
- contabilitatea primară înregistrează documente
- contabilitatea financiară interpretează și raportează
- contabilitatea primară urmărește fluxul operațional
- contabilitatea financiară analizează și calculează rezultatele firmei
- contabilitatea primară poate fi realizată de oricine are instruire internă
- contabilitatea financiară poate fi realizată doar de profesioniști
Așadar, deși contabilitatea primară este baza sistemului contabil, ea nu poate funcționa independent. Orice firmă, indiferent de mărime, trebuie să aibă un contabil autorizat care preia datele primare și le transformă în situații oficiale.
Este important ca antreprenorul să nu confunde cele două niveluri. Contabilitatea primară nu oferă informații complete asupra obligațiilor fiscale. Nu poate indica impozite de plată, nu poate calcula salarii și nu poate închide luna contabilă. Rolul ei este să ofere contabilului toate materialele necesare pentru aceste procese.
Contabilitatea primară este fundația oricărui sistem de evidență financiară. Asigură ordinea documentelor, claritatea fluxurilor financiare și suportul necesar contabilității financiare. Poate fi realizată de administrator, de un angajat sau de orice persoană instruită intern, atât timp cât respectă regulile de organizare și circulație a documentelor.
O evidență primară bine făcută oferă control, transparență și siguranță în gestionarea afacerii. Fiecare firmă are nevoie de un astfel de sistem, pentru că el pune în ordine toate informațiile de care contabilul are nevoie pentru analiza și raportarea finală. Cu o contabilitate primară corectă, întreaga activitate devine mai predictibilă, mai simplă și mai eficientă.